PRIVACYREGELEMENT THUIS- EN KRAAMZORG

Versie 2021

Binnen Zorgmed  worden uw persoonsgegevens verzameld en vastgelegd in uw elektronische cliëntdossier. Dit is noodzakelijk om onze zorg- en/of hulpverlening aan u mogelijk te maken. Uw persoonsgegevens worden verwerkt conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige relevante wet- en regelgeving zoals de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO); de Wet langdurige zorg (Wlz), de Jeugdwet, de Zorgverzekeringswet (Zvw) en/of de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo).

Wij vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met uw persoonsgegevens. In dit reglement informeren wij u over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken.

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

  1. AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming. Verordening (EU) 2016/679 van het Europees parlement.
  2. Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijk persoon, in de zin van de AVG.
  3. Verwerking van persoonsgegevens: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
  4. Betrokkene: degene over of van wie persoonsgegevens worden verwerkt.
  5. Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijk persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
  6. Verwerker: een natuurlijk persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.

Artikel 2. Reikwijdte

Dit reglement is van toepassing binnen Zorgmed Thuis- en Kraamzorg en heeft betrekking op alle verwerkingen van persoonsgegevens van cliënten, hun wettelijke vertegenwoordiger(s) en alle overige contacten van Zorgmed Thuis- en Kraamzorg.

Artikel 3. Doel

  1. Het verzamelen van persoonsgegevens vindt uitsluitend plaats voor zover dat noodzakelijk is voor een verantwoorde zorg- en/of hulpverlening aan de cliënt.
  2. Zorgmed Thuis- en Kraamzorg kan persoonsgegevens gebruiken:
    • om de zorg- en/of hulpaanvraag van de cliënt te verwerken;
    • om overeenkomsten met de cliënt te sluiten en om die te kunnen uitvoeren;
    • om de verleende zorg financieel af te handelen;
    • om de relatie met de cliënt te evalueren en onderhouden;
    • voor statistische en communicatieve doeleinden zoals onderzoek, nieuwsbrieven.
  3. Anonieme gegevens kunnen worden verzameld met het oog op de beleidsvoering van Zorgmed Thuis- en Kraamzorg en de organisatie en wettelijke verplichtingen van Zorgmed Thuis- en Kraamzorg.
  4. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met dit reglement op een behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt en worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met het doel waarvoor ze verkregen zijn. Wanneer wij uw gegevens voor andere dan bovengenoemde doelen willen gebruiken, kan dat alleen als u daar van tevoren toestemming voor heeft gegeven.

Artikel 4. Te verwerken persoonsgegevens
Om u goede zorg- en/of hulpverlening te kunnen bieden is het voor Zorgmed Thuis- en Kraamzorg noodzakelijk om de volgende persoonsgegevens te kunnen verwerken: naam, geslacht, geboortedatum, adres, woonplaats, BSN-nummer, telefoonnummer, e-mailadres, rekeningnummer, nationaliteit, medicatie, relevante medische gegevens, gegevens over de indicatie/hulpvraag, relevante financiële gegevens, gegevens over de verzekeringsmaatschappij/zorginstelling/zorgkantoor en technische meetgegevens van apparatuur zoals een IP-adres, identifiers in cookies mbt het surfgedrag op onze website teneinde deze te verbeteren. Hiervoor geeft u al dan niet toestemming via de website.

Artikel 5. Grondslag van de verwerking

  1. Persoonsgegevens mogen slechts verwerkt worden indien:
    • u voor de verwerking uw ondubbelzinnige toestemming heeft verleend. Voor gegevens die betrekking op uw gezondheid hebben is uitdrukkelijke toestemming vereist indien er geen wettelijke verplichting is voor het verwerken van de gegevens;
    • de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, of voor het nemen van precontractuele maatregelen op uw verzoek voor zover die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst;
    • de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan Zorgmed Thuis- en Kraamzorg onderworpen is;
    • de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Zorgmed Thuis- en Kraamzorg of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij uw belang of uw fundamentele rechten en vrijheden, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, zwaarder wegen.
  2. Indien de betrokkene minderjarig is en de leeftijd van zestien jaar nog niet heeft bereikt of indien de betrokkene meerderjarig is en onder curatele is gesteld, dan wel er ten behoeve van de betrokkene een mentorschap is ingesteld, is in de plaats van de toestemming van de betrokkene de toestemming van zijn wettelijk vertegenwoordiger vereist. De toestemming wordt schriftelijk vastgelegd. Indien de betrokkene een schriftelijke machtiging heeft afgegeven terzake diens vertegenwoordiging jegens verwerker, dan is mede toestemming door de schriftelijk gemachtigde vereist. Een toestemming kan door de betrokkene, diens schriftelijk gemachtigde of zijn wettelijk vertegenwoordiger te allen tijde worden ingetrokken.
  3. Toestemming bij verpleging/verzorging/begeleiding van kinderen
    • Bij kinderen tot 12 jaar is de toestemming van de wettelijk vertegenwoordiger vereist. Toestemming van het kind is niet nodig, maar deze heeft wel recht op informatie.
    • Bij jongeren van 12 tot 16 jaar is de toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger en van de jongere zelf vereist. In twee uitzonderingsgevallen is de toestemming van alleen de jongere voldoende.
      • als het niet behandelen van de jongere voor hem ernstig nadeel oplevert hoeft de wettelijk vertegenwoordiger over de behandeling niet te worden ingelicht.
      • als de behandeling de weloverwogen wens is van de jongere. In dit geval dient de arts in principe wel met de wettelijk vertegenwoordiger te overleggen, maar het goed hulpverlenerschap kan met zich meebrengen dat zij over de behandeling niet worden geïnformeerd.
    • Jongeren vanaf 16 jaar beslissen zelfstandig en hebben een zelfstandig recht op informatie.

Artikel 6. Informeren van betrokkenen

  1. Zorgmed Thuis- en Kraamzorg informeert u met de zorgovereenkomst, leveringsvoorwaarden en intake over de wijze waarop zij met de persoonsgegevens omgaat.
  2. Indien de persoonsgegevens bij uzelf worden verkregen, deelt Zorgmed Thuis- en Kraamzorg de betrokkene vóór het moment van verkrijging zijn identiteit en het doel van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd mede, tenzij u dat doel al kent.
  3. Bij verkrijging van gegevens buiten u om deelt Zorgmed Thuis- en Kraamzorg zijn identiteit; de aard van de gegevens en het doel van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd mede. Dit doet Zorgmed Thuis- en Kraamzorg op het moment dat de gegevens worden vastgelegd of, als Zorgmed Thuis- en Kraamzorg de gegevens uitsluitend verzamelt om deze aan een derde te verstrekken, uiterlijk op het moment van eerste verstrekking aan die derde.
  4. Het onder lid 3 bepaalde is niet van toepassing als de daar bedoelde mededeling onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost. In dat geval legt Zorgmed Thuis- en Kraamzorg de herkomst van de gegevens vast.
  5. Het onder lid 3 bepaalde is ook niet van toepassing als de vastlegging of verstrekking bij of krachtens de wet is voorgeschreven.

Artikel 7. Verstrekking van persoonsgegevens

  1. Persoonsgegevens worden uitsluitend verstrekt aan personen die werkzaam zijn voor Zorgmed Thuis- en Kraamzorg en indien deze gegevens noodzakelijk zijn voor de uitoefening van hun taken en alleen voor zover dit in overstemming is met de in artikel 3 vermelde doelen.
  2. Zorgverleners mogen medische informatie delen met andere zorgverleners die rechtstreeks betrokken zijn bij de behandeling. Dit mag alleen als die informatie noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werk. U hoeft daarvoor geen toestemming te geven. U kunt er wel bezwaar tegen maken. Dan mag uw zorgverlener geen informatie doorgeven aan andere zorgverleners. Uw gegevens vallen onder het medisch beroepsgeheim: de zorgverlener heeft een geheimhoudingsplicht. Zorginstellingen hebben een zorgplicht om uw gegevens te beschermen. Andere hulpverleners kunnen ook een geheimhoudingsplicht hebben; die staat dan in hun beroepscode. Dit geldt bijvoorbeeld voor maatschappelijk werkers en ergotherapeuten. Daarnaast wordt de geheimhouding altijd vastgelegd in de arbeidsovereenkomst van onze medewerkers. Indien er een aansluiting van een andere categorie zorgaanbieder op het electronisch clientdossier gerealiseerd wordt, informeert de zorgaanbieder de client over deze wijziging en om de gegeven toestemming aan te passen of in te trekken.
  3. Aan derden worden persoonsgegevens uitsluitend verstrekt op grond van een wettelijk voorschrift en/of indien het noodzakelijk is voor het doel van de registratie. Indien van toepassing wordt er een verwerkingsovereenkomst gesloten met de derde partij. Hierin worden afspraken gemaakt hoe er omgegaan wordt met de verstrekte persoonsgegevens.
  4. Als er geen noodzaak is, zoals genoemd in lid 2 en 3, is uw toestemming vereist voor het verstrekken van persoonsgegevens aan derden.

Artikel 8. Bewaartermijn

Zorgmed Thuis- en Kraamzorg bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden van de verwerking, tenzij er een wettelijke langere bewaartermijn geldt. Medische dossiers worden bewaard conform de geldende wetgeving of zoveel langer als redelijkerwijs nodig is voor een goede zorgverlening en/of de uitoefening van de overeenkomst met de cliënt/patiënt. Indien de bewaartermijn van de persoonsgegevens is verstreken of de betrokkene een  legitiem verzoek doet tot verwijdering vóór het verstrijken van de bewaartermijn, worden de desbetreffende medische gegevens binnen een termijn van drie maanden verwijderd.

Artikel 9. Beveiliging van persoonsgegevens

  1. Zorgmed Thuis- en Kraamzorg heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen elke andere vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
  2. Maatregelen die getroffen zijn om de persoonsgegevens te beveiligen zijn:
    • er worden niet meer persoonsgegevens verzameld dan nodig zijn voor het doel van de verzameling;
    • elektronisch opgeslagen persoonsgegevens zijn alleen na het ingeven van een persoonlijk wachtwoord in te zien. Hierbij wordt gebruik gemaakt van dubbele authenticatie.
    • medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht betreffende persoonsgegevens.
  3. Zorgmed is aangesloten op Zorgmail, een beveiligde mailomgeving.3. Zorgmed Thuis- en Kraamzorg conformeert zich aan de meldplicht datalekken zoals deze in de beleidsregels van de meldplicht zijn beschreven. Er is een interne procedure aanwezig voor het afhandelen van (mogelijke) datalekken.
  4. De website van Zorgmed bevat verwijzingen naar andere websites. Zorgmed is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor het verwerken van persoonsgegevens op die websites.
  5. Wij dragen zorg voor het op de juiste wijze omgaan met uw privacy; wij vragen u ook rekening te houden met de privacy van onze medewerkers, bijvoorbeeld bij het gebruik van camera en beeldmateriaal op sociale media. Wij stellen het op prijs als u dit met betreffende medewerker bespreekt en toestemming vraagt voor gebruik/plaatsing. Zie ook onze algemene leveringsvoorwaarden.

Artikel 10. Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG)

Zorgmed Thuis- en Kraamzorg  heeft een Functionaris Gegevensbeheer benoemd. Deze wordt door de organisatie bij alle privacy aangelegenheden betrokken.

Artikel 11. Recht op inzage

  1. U heeft het recht op inzage en een afschrift van de persoonsgegevens die Zorgmed Thuis- en Kraamzorg van u heeft verwerkt. U heeft het recht op inzage in de loggegevens binnen uw electronisch dossier (wie heeft wijzigingen aangebracht en ingezien).

    Via een account in Carenzorgt kunt u aansluiting maken met Zorgmed en uw dossier inzien. Ook kunt u een schriftelijk verzoek tot inzage in dossier en/of loggegevens zenden aan Zorgmed Thuis- en Kraamzorg waarvan de contactgegevens hieronder te vinden zijn.
    Carmelitessenstraat 4
    5652 EW Eindhoven
    040-2517830
    Of per mail via administratie@zorgmed.nl

    1. Zorgmed Thuis- en Kraamzorg bericht u binnen vier weken na ontvangst van het verzoek of en in hoeverre zij aan uw verzoek kunnen voldoen. Wanneer uw verzoek wordt afgewezen dan zal deze afwijzing gemotiveerd worden. Een reden voor weigering of beperking kan bijvoorbeeld zijn gelegen in de bescherming van cliënten of de rechten en vrijheden van anderen. Alleen betrokken zorgverleners en de patiënt hebben inzage in het medisch dossier. Dit is volgens de Wet op de Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO). Als iemand overleden is, heb je als familie geen recht om in het dossier van een familielid te kijken. Nabestaanden hebben inzagerecht conform de Wet Kwaliteit Klachten en Geschillen en WGBO in de volgende situaties:
      • De overleden patiënt heeft bij leven toestemming gegeven voor inzage na overlijden en deze toestemming is schriftelijk of elektronisch vastgelegd;
      • De nabestaande heeft op grond van de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg een mededeling van een zorgaanbieder ontvangen dat een incident plaats heeft gevonden;
      • De nabestaande heeft een zwaarwegend belang bij inzage en kan aannemelijk maken dat dit belang wordt geschaad. Daarnaast moet inzage noodzakelijk zijn voor de behartiging van dit belang.
      • Voor de ouders en voogd van een overleden kind jonger dan 16 jaar geldt een bijzondere regeling. Meer hierover vindt u op www.knmg.nl.
    2. Zorgmed Thuis- en Kraamzorg brengt geen kosten in rekening voor het verstrekken van een afschrift.

    Artikel 12. Recht op aanvulling, verbetering, verwijdering of afscherming

    1. U heeft het recht Zorgmed Thuis- en Kraamzorg te verzoeken de door haar opgenomen persoonsgegevens aan te vullen, te verbeteren, te verwijderen of af te schermen indien deze gegevens feitelijk onjuist zijn, voor het doel van de verwerking onvolledig zijn of niet ter zake dienend zijn of in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. In uw schriftelijke verzoek geeft u aan welke wijzigingen u wilt aanbrengen.
    2. Zorgmed Thuis- en Kraamzorg bericht u binnen vier weken na ontvangst van het verzoek of en in hoeverre zij aan uw verzoek kunnen voldoen. Wanneer uw verzoek wordt afgewezen dan zal deze afwijzing gemotiveerd worden. Een reden voor weigering of beperking kan bijvoorbeeld zijn gelegen in de bescherming van cliënten/patiënten of de rechten en vrijheden van anderen.
    3. Indien Zorgmed Thuis- en Kraamzorg persoonsgegevens heeft verbeterd, aangevuld, verwijderd of afgeschermd zal zij aan derden – aan wie de gegevens ook zijn verstrekt – zo spoedig mogelijk op de hoogte stellen van de verbetering, aanvulling, verbetering, verwijdering of afscherming, tenzij dit onmogelijk is of onredelijke inspanning verlangt van Zorgmed Thuis- en Kraamzorg.

    Artikel 13. Vragen

    Indien u vragen heeft over de privacy, dan kunt u deze altijd stellen. Dit kan telefonisch naar 040-2517830; via e-mail  info@zorgmed.nl of op de locatie van Zorgmed Thuis- en Kraamzorg en zelf. Wij zullen uw vraag zo spoedig mogelijk beantwoorden.

    Artikel 14. Klachten

    Mocht u van mening zijn dat wij uw persoonsgegevens op een onbehoorlijke of onrechtmatige wijze hebben verwerkt en wij geen of onvoldoende gehoor hebben gegeven aan uw bezwaren, dan kunt u conform ons klachtenreglement een klacht indienen bij onze klachtencommissie via klachtencommissie@zorgmed.nl of via het postadres van Zorgmed Thuis- en Kraamzorg (Carmelitessenstraat 4, 5652 EW Eindhoven) onder vermelding van klacht en uw contactgegevens. Wij bespreken met u uw klacht en proberen gezamenlijk tot een oplossing te komen. Mocht dit niet naar tevredenheid gebeuren en u heeft een klacht over hoe er wordt omgegaan met uw privacy, kunt u ook contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

    Artikel 15. Wijziging van het Privacyreglement

    Zorgmed Thuis- en Kraamzorg behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacyreglement. Wij adviseren u daarom regelmatig dit privacyreglement te bekijken om te zien of er veranderingen zijn doorgevoerd.